Outsourcing funkcji-wytwarzanie korespondencji
Data: 22-12-2009 o godz. 12:04:33
Temat: usługi


Aktualnie kontakt większości podmiotów administracji rządowej, samorządowej czy przedsiębiorstw z grupami ich klientów w większości przypadków ogranicza się do korespondencji pocztowej.

Efektywna komunikacja – efektywne funkcjonowanie
Taki sposób komunikacji, poza informowaniem adresatów o stanie załatwianej sprawy, należnościach itp., tworzy również dodatkowe korzyści, mianowicie: może przekazywać treści informacyjne lub realizować cele marketingowe firm.
Terminowa i efektywna korespondencja z klientami nabiera kluczowego znaczenia szczególnie w przypadku korespondencji transakcyjnej. Często staje się to poważnym wyzwaniem logistycznym, ponieważ każda przesyłka jest imiennie spersonalizowana, a ponadto zawiera inne dane, co skutkuje brakiem możliwości zredukowania liczby generowanych dokumentów poprzez ujednolicenie ich treści.
Dla niektórych nadawców, błędnie wygenerowana przesyłka czy też opóźnienie jej ekspedycji, skutkuje brakiem terminowej wpłaty należności i z reguły są to niebagatelne kwoty.
Konieczność cyklicznej komunikacji z dużą ilością klientów wymusza na organizacjach wdrożenie systemów automatyzujących przygotowywanie i wysyłkę korespondencji. W wielu przypadkach wprowadzenie takich procesów jest jednym z priorytetów warunkujących ich efektywne funkcjonowanie. Podstawową kwestią, która w tym kontekście pozostaje wciąż otwarta jest odpowiedź na pytanie - czy budować własny ośrodek wydruków masowych, czy też zlecić obsługę korespondencji firmom specjalistycznym?

Własny ośrodek wydruków masowych czy outsourcing funkcji?
Niewiele organizacji decyduje się na budowę własnych ośrodków wydruków masowych. Główna przyczyna takiego stanu rzeczy tkwi w tym, iż na krajowym rynku jest niewielu praktyków, służących swą specjalistyczną wiedzą oraz doświadczeniem, którzy mogliby wesprzeć planowaną inwestycję i jej rozruch. Bez eksperckiej wiedzy nie jest możliwe zoptymalizowanie kosztów inwestycyjnych, a błędne założenia początkowe inwestor jest w stanie zweryfikować zazwyczaj dopiero po 2 latach działalności ośrodka.
Inwestycja w budowę własnego ośrodka wydruków masowych jest procesem złożonym. Poza niezbędną kubaturą, specjalizowanym sprzętem i personelem do jego obsługi, istotnym jest infrastruktura informatyczna, oprogramowanie, bezpieczeństwo danych osobowych, optymalizacja procesów produkcji oraz procedury planu kryzysowego na wypadek awarii systemu informatycznego czy też urządzeń produkcyjnych. Procedury awaryjne implikują potrzebę organizowania dodatkowych ośrodków zapasowych, ponieważ w razie prawdopodobnych zjawisk jak: awaria systemu informatycznego, zasilania, zagrożeń naturalnych czy społecznych, przestój w produkcji wydruków masowych może być obarczony znacznymi stratami finansowymi. Analogicznymi stratami może również skutkować brak spójności zachowania procedur i standardów pomiędzy ośrodkiem wydruków masowych a ośrodkiem zapasowym.
Alternatywą dla budowy własnego ośrodka wydruków masowych jest outsourcing funkcji czyli zaangażowanie firmy zewnętrznej do wykonywania zadań, które do tej pory były wykonywane wewnątrz przedsiębiorstwa. Korzystanie z usług outsourcingowych tzn. delegowania na zewnątrz organizacji tych procesów biznesowych, które nie są związane z podstawową działalnością firmy, przynoszą wymierne korzyści w formie oszczędności czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich. Zlecenie procesu produkcji korespondencji na zewnątrz organizacji oznacza nie tylko sposób na redukcję kosztów ale jest metodą na osiągnięcie wielu innych, wymiernych korzyści tj.: dostępu do specjalistycznej wiedzy, przeniesienia zasobów osobowych do realizacji innych celów, zmniejszenia zapotrzebowania na inwestycje kapitałowe (amortyzacja sprzętu, specjalistyczne oprogramowanie, szkolenie personelu obsługującego) oraz uzyskanie dostępu do mocy produkcyjnych najlepszej jakości.





Artykuł jest z Avistrans
http://www.avistrans.pl

Adres tego artykułu to:
http://www.avistrans.pl/modules.php?name=News&file=article&sid=3